Durante la pandemia dovuta alla diffusione del Coronavirus, da marzo a oggi il mondo è senza dubbio cambiato, anche quello degli eventi: tantissime aziende hanno infatti iniziato a organizzare eventi online (dai meeting aziendali ai corsi di formazione, da presentazioni e mostre di diversi settori ai congressi e alle fiere fino agli eventi sportivi, artistici e culturali), e questi si sono dimostrati molto validi e funzionali, nonostante certamente diversi da quelli tradizionali conosciuti fino ad oggi. 

Sebbene manchi, inevitabilmente, la componente del contatto umano in prima persona, sono moltissimi i vantaggi degli eventi online: vediamoli insieme, anche per capire come poter affiancare – appena sarà possibile riprendere a farli – gli eventi reali e quelli virtuali, per molti aspetti davvero preziosi e funzionali.

I vantaggi degli eventi online

  • Le distanze fisiche non sono più un problema

Dimenticate lunghi e faticosi tragitti in macchina, in treno, in aereo: ovunque ci si trovi nel mondo, grazie a una connessione internet si può partecipare a qualsiasi evento, anche a migliaia di chilometri di distanza. L’evento online diventa così estremamente visibile e raggiungibile da chiunque desideri partecipare (o sia invitato), così da rafforzare i legami interpersonali tra persone simili (ad esempio dello stesso team aziendale) e fidelizzare clienti e ospiti: è tutto a portata di un semplice click!

  • Si risparmiano tempo, energie e denaro

Dal momento che si partecipa a un evento direttamente dal proprio comodo divano, si ha la possibilità di risparmiare tempo ed energia non spostandosi da casa, e – da non sottovalutare – anche una considerevole quantità di soldi. Se l’evento lo si organizza, il risparmio economico è ancora maggiore, dal momento che vengono annullati tutti i costi di trasferta o di realizzazione (dalla location al catering all’hotellerie, dallo staff ai gadget) previsti per ciascun invitato: si stima che il risparmio economico si aggiri attorno addirittura al 75%, portando così l’azienda a realizzare un profitto anziché generare una perdita in termini di soldi.

  • Velocità e immediatezza

Se c’è urgenza o necessità di condividere un brainstorming, ad esempio, si può organizzare in brevissimo tempo un meeting virtuale, in modo da non perdere ore preziose per lo sviluppo di un progetto. Anche il tempo di durata dell’evento stesso, se svolto online, diventa minore rispetto a un evento dal vivo, diventando più snello da seguire, spostandosi agevolmente da una sessione all’altra; così come il tempo impiegato per ideare l’evento, ottenendo una semplificazione a livello di organizzazione. Inoltre, interagire con le altre persone invitate all’evento, o con i relatori, è un’operazione molto più immediata.

  • Comunicazione più efficace

Se si organizza un evento online, è molto più facile comunicare con i propri invitati e ospiti rispetto che in un evento dal vivo, sia a livello di registrazione e prenotazione iniziale che durante l’evento vero e proprio fino ad arrivare alle valutazioni finali. L’engagement tra utenti è molto più alto.

  • Flessibilità e personalizzazione

Sia per chi lo organizza che per chi ne fruisce, un evento online risulta molto più flessibile ed adattabile rispetto a un evento reale: è possibile infatti personalizzarlo e customizzarlo come si preferisce e come si ritiene più adatto, unendo diverse esperienze tra loro (ad esempio la realtà aumentata o altri tools interattivi).

  • Misurabilità e tracciabilità

Avere una traccia dell’andamento di un evento online (ad esempio il numero di partecipanti e la loro profilazione) è molto più facile rispetto a un evento reale; inoltre c’è la possibilità di far compilare agli utenti questionari e sondaggi di varia natura. Raccogliere così dati sui partecipanti agli eventi diventa un’operazione molto più semplice e immediata.

  • Molteplicità di strumenti a disposizione per organizzare un evento al meglio

Per organizzare un evento online si hanno tantissimi strumenti a disposizione, molto più che quelli adatti a organizzare eventi dal vivo. Ad esempio, vengono utilizzate le newsletter e le campagne tramite email per far conoscere l’evento, piattaforme adibite alla registrazione degli utenti e alla vendita dei biglietti, app dedicate a eventi e meeting per supportarlo, vari tools di marketing online per sponsorizzarli, app di networking e piattaforme di condivisione. Tra i vari strumenti possiamo annoverare anche il nuovo servizio ad hoc realizzato da Johannes, Online Events, che offre la possibilità di organizzare un evento online, in tutte le sue fasi, totalmente personalizzabile a seconda delle esigenze.