Come è cambiato il mondo degli eventi

Senza dubbio la pandemia, insieme alla maggior parte delle nostre abitudini, ha sconvolto e radicalmente trasformato anche il mondo degli eventi, a causa delle limitazioni negli spostamenti e delle norme sul distanziamento sociale durante la nostra quotidianità. 

Per questo nel 2021, e probabilmente anche in futuro, moltissimi eventi non saranno più (o almeno non solo) in presenza ma digitali: certamente questo è un grande cambiamento, ma ciò non porta a un peggioramento della qualità, come se si trattasse di un piano B, anzi. Si sta già notando come nell’organizzazione e nella gestione degli eventi digitali ci possano essere grandi benefici, sia per gli organizzatori che per il pubblico che vi assiste, che naturalmente deve essere coinvolto al massimo e reso protagonista, grazie a diversi stimoli che ne mantengano alta la soglia di attenzione e il livello di engagement.

Come organizzare degli efficaci eventi digitali

La tecnologia e il digitale sono nostri alleati: sono stati infatti questi strumenti a salvarci dalla solitudine durante i vari lockdown e quotidianamente ci aiutano a sconfiggere il concetto di distanza fisica, facendo sentire più vicine anche persone divise da un oceano. Queste caratteristiche positive, così come diverse nuove idee e spunti creativi emersi in questo complicato periodo, si possono certamente applicare al mondo degli eventi digitali, semplificandone l’organizzazione e la gestione.

Tra le questioni da considerare c’è il fatto che il budget per organizzare un evento online si abbassa notevolmente rispetto a quello di un evento dal vivo, anche se non si azzera del tutto perché ci sono diversi fattori da considerare, primo fra tutti la corretta gestione della piattaforma digitale. Inoltre, anche i profitti si abbassano, ma si possono considerare diversi altri aspetti.

Si sta sempre più diffondendo la modalità ibrida, nella quale l’evento è sia in presenza per relativamente pochi ospiti dal vivo che online per tutti coloro che vogliono connettersi: questo dà la possibilità di aumentare di molto il numero di partecipanti.

Certamente non è facile organizzare degli eventi digitali di qualità e funzionali: così come avviene per gli eventi in presenza, è bene rivolgersi a dei professionisti che siano in grado di offrire un servizio eccellente e customizzabile sulle esigenze del brand o del cliente. Le opzioni per riuscire a coinvolgere l’utente finale sono molteplici: si va dalla gamification alle esperienze immersive. Per esempio, Johannes ha recentemente studiato una piattaforma 3D all’avanguardia insieme a Lapis, HY.PE Project, che permette di personalizzare completamente gli ambienti digitali utilizzati e di far vivere al pubblico un’esperienza immersiva e in 3D. Gli eventi organizzati sulla piattaforma HY.PE non fanno minimamente sentire la mancanza della fisicità e il coinvolgimento degli utenti è garantito.

Il pubblico come protagonista degli eventi digitali nel 2021

La cosa fondamentale, in un evento digitale, è mettere al centro il pubblico e farlo sentire il vero protagonista, non dandogli modo di annoiarsi, di distrarsi o di sentirsi escluso, ma anzi coinvolgendolo sempre di più attraverso diverse strategie.

Uno strumento prezioso per aumentare l’engagement sono le domande, i poll, i Q&A, utili a mantenere vivo l’interesse del partecipante. È inoltre fondamentale ricordarsi di inserire dei momenti di pausa per evitare il cosiddetto “Zoom burnout”. 

Garantire l’interazione immediata degli utenti online, come se fossero in presenza, è essenziale. Inoltre, sarebbe utile che i contenuti dell’evento – almeno in parte – fossero fruibili anche successivamente on demand

Devono essere sempre presenti delle “stanze di networking” dove il pubblico può confrontarsi anche in sotto-gruppi (su Zoom ad esempio ci sono le breakout room, paragonabili alla pausa caffè che si farebbe durante un evento in presenza). 

L’interazione deve essere sempre bidirezionale, cioè garantita sia tra il pubblico e i relatori che tra i vari membri del pubblico.

Inoltre, un modo efficace per aumentare il coinvolgimento e l’interazione del pubblico è applicare agli eventi digitali le strategie e le tecniche usate di solito per i giochi: la cosiddetta gamification.

Un ulteriore stratagemma è l’assunzione di un influencer come rappresentante del brand o dell’evento per fidelizzare e coinvolgere ancora di più i partecipanti.