Dopo l’inizio della pandemia, da febbraio in poi tantissime delle nostre abitudini sono cambiate. È necessario mantenere il distanziamento sociale ed è vietato creare assembramenti: ma il mondo degli eventi non si è fermato nonostante questi ostacoli e, senza perdere tempo, ha messo in atto un grande e profondo rinnovamento. È stato ripensato totalmente il modo di organizzare e fare eventi, trasformando le difficoltà in opportunità, mantenendo lo stesso obiettivo di sempre: creare legami tra persone e offrire delle esperienze uniche.

Questo cambiamento non è di certo un processo semplice, ma trasformare un evento dal vivo in un evento online oggi è possibile, e in molti casi risulta addirittura vantaggioso, sia a livello economico che qualitativo: scopriamo insieme i segreti per farlo nel modo migliore.

Come trasformare un evento dal vivo in un evento online

Primo step: organizzare il team

Come prima cosa è fondamentale organizzare (o ri-organizzare) il team di lavoro, in modo che ciascuno possa dare il proprio contributo nel modo più efficace possibile anche in questo nuovo assetto e con le nuove necessità dovute alla situazione. È importante che ci sia la massima trasparenza e comunicazione tra tutti i membri del team attraverso un costante confronto e la condivisione chiara delle priorità. Per fare questo può essere utile creare dei sottogruppi che possano operare in modo più veloce e snello su fronti diversi.

Secondo step: programmare i contenuti e creare una scaletta

Successivamente è necessario, come per gli eventi dal vivo, inserire i vari contenuti e attività in una scaletta, creando un programma ricco, vario e stimolante. Naturalmente non tutti i contenuti previsti per un evento dal vivo potranno essere riconvertiti in un evento online, dunque bisogna fare una selezione ed eventualmente ripensare e riqualificare ad hoc alcune attività, declinandole al meglio per la nuova tipologia di mezzo. Se necessario, ci si può rivolgere ad esperti del settore, esternalizzando lo sviluppo di alcuni contenuti, in modo da sfruttare al cento per cento le loro potenzialità. Per non sbagliare ci si può affidare a dei professionisti dell’organizzazione di eventi, come Johannes, che ha messo di recente a punto un servizio dedicato proprio all’organizzazione degli eventi digitali e online, Online Events.

Terzo step: concentrarsi sull’engagement del pubblico virtuale

Bisogna pensare a come attirare, coinvolgere e mantenere attento un pubblico che certamente avrebbe partecipato a quell’evento realizzato dal vivo, ma non necessariamente allo stesso evento organizzato online. È fondamentale, dunque, costruire un’interazione di tipo bidirezionale, sia tra i diversi utenti che tra relatori e pubblico, e dare informazioni corrette e trasparenti agli utenti, senza far passare la scelta di trasformare l’evento come una necessità bensì come un’opportunità.

Quarto step: dare al pubblico le principali cose che si aspetta da un evento dal vivo

Gli utenti si aspettano determinate cose da un evento dal vivo: è importante che le ritrovino anche in un evento online. Ad esempio, se all’evento reale sarebbero stati presenti diversi stand, essi dovranno poter essere visitabili anche in modo virtuale, tramite apposite “stanze” raggiungibili in un semplice click. Un altro fattore fondamentale è la comunicazione, anche in questo caso bidirezionale, tramite i social network, per mantenere viva l’interazione e l’informazione. Infine, è importante avere sempre a mente e cercare di centrare lo scopo principale degli eventi, sia virtuali che reali: quello di fare networking, creare contatti, costruire una rete.

Quinto step: prepararsi nei minimi dettagli

Un’ottima preparazione è, nel caso degli eventi online, ancora più importante che negli eventi dal vivo, dal momento che su internet e tramite uno schermo non è possibile coinvolgere il pubblico se non tramite il proprio speech, il linguaggio e il piglio utilizzati. Tutti i relatori devono quindi prepararsi molto bene, facendo le prove anche davanti a una telecamera (non è così immediato infatti sentirsi sciolti parlando in camera) e cronometrando la durata del proprio intervento: su internet è buona norma ridurre i tempi rispetto agli interventi dal vivo, dal momento che è più difficile per gli utenti online mantenere la concentrazione. Anche dal punto di vista tecnico la realizzazione deve essere impeccabile, a partire dal tipo di connessione e di piattaforma tecnologica utilizzata fino alla resa delle inquadrature.